Prowadzeniem Spółki z o.o. zajmuje się zarząd. Zarząd jest zatem uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu. Za kierowanie spółką Zarząd może otrzymać wynagrodzenie ustalone uchwałą zgromadzenia wspólników. W tym wpisie dowiesz się na czym polega wynagradzanie Zarządu na podstawie art. 203(1) KSH czyli tzw. wynagrodzenie z aktu powołania.


I. Czym jest Akt powołania?

Powołanie, tłumacząc z języka prawniczego, jest to ustanowienie kogoś na jakimś stanowisku (w tym przypadku w spółce). Ustawodawca przewidział, aby owe “powołanie” miało określoną procedurę.


Powołanie może nastąpić na podstawie uchwały, ale członkowie zarządu mogą również zostać ustanowieni już w samej umowie sp. z o.o. (najczęstszy przypadek w przypadku systemu S24 - rejestracji internetowej).


W przypadku podjęcia uchwały o powołaniu, procedura ta wygląda następująco:

a) zarząd lub zgromadzenie wspólników zbiera się by obradować,

b) na obradach podejmuję uchwałę o powołaniu danej osoby na konkretne stanowisko w spółce,

c) po powołaniu w ciągu 7 dni wysyłamy informacje do KRS na odpowiednim formularzu.


II. Jakie są kompetencje zarządu?

Zgodnie z art. 201§1 k.s.h. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. 

Zgodnie z art. 204§1 k.s.h. prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki.

Reprezentacją spółki z o.o. zajmuje się zatem zarząd oraz zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu, czynności zaś należy rozumieć szeroko.


W literaturze wskazuje się, że „Pojęcie reprezentowania spółki przez zarząd, o którym mowa w art. 201 § 1 i art. 204 k.s.h., obejmuje nie tylko składanie i przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli, lecz także dokonywanie wszelkich czynności polegających na ujawnieniu stanowiska spółki na zewnątrz - wobec osób trzecich. W tym przypadku przepisy posługują się terminem "reprezentowanie" w szerokim znaczeniu (reprezentacja sensu largo), obejmując nim dokonywanie czynności prawnych w rozumieniu prawa cywilnego, jak również występowanie w innych stosunkach prawnych z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy, prawa finansowego i innych gałęzi prawa. Tak rozumiana reprezentacja wyraża się więc w szczególności w składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli, oświadczeń wiedzy, zawiadomień, w składaniu wyjaśnień, wyrażaniu opinii. 


Zgodnie z art. 204 § 1 k.s.h. prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Przez pojęcie czynności spółki należy rozumieć nie tylko czynności objęte przedmiotem jej działalności, lecz także wszelkie czynności, jakich spółka dokonuje jako uczestnik obrotu. Dlatego też ważne i skuteczne są czynności zarządu dokonywane za spółkę, niemieszczące się w zakresie jej działalności. 


Rozróżnienie na czynności sądowe i pozasądowe oznacza, że reprezentacja obejmuje dokonywanie zarówno czynności materialnoprawnych, jak i procesowych. Czynności sądowe spółki obejmują wszelkie przejawy występowania za spółkę przed sądami (sądami powszechnymi, Sądem Najwyższym, Naczelnym Sądem Administracyjnym), a także przed organami związanymi z wymiarem sprawiedliwości (prokuraturą). Ponadto pojęciem tym należy objąć występowanie przed organami administracji w postępowaniu administracyjnym (wójt, starosta, wojewoda, urzędy i izby skarbowe, Urząd Patentowy, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Inspekcja Handlowa).


Zakres tych czynności obejmuje więc między innymi wytaczanie powództw, zawarcie ugody, składanie wyjaśnień, zeznań, wnoszenie skarg, odwołań od decyzji, dokonywanie zgłoszeń. Natomiast czynności pozasądowe wyrażają się przede wszystkim w prowadzeniu negocjacji, zawieraniu umów, składaniu zawiadomień, oświadczeń wiedzy, składaniu oświadczeń woli. Reprezentowanie spółki wyraża się przy tym również w reprezentacji biernej, czyli w przyjmowaniu oświadczeń czy zawiadomień skierowanych do spółki, zarówno w zakresie czynności sądowych, jak i pozasądowych.” (zob. więcej A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, 2. Reprezentowanie spółki [w:] A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Warszawa 2013).


III. Jakie są zasady ustalania wynagrodzenia Zarządu oraz jak wygląda rozliczenie takiego wynagrodzenia?

Zgodnie z dyspozycją art. 203(1) k.s.h. Uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Za kierowanie spółką Zarząd może zatem otrzymać wynagrodzenie ustalone uchwałą zgromadzenia wspólników.


W literaturze wskazuje się, że „Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawierają żadnych rozwiązań w zakresie zasad wynagradzania członków zarządu. Z tego względu pełnienie funkcji członka zarządu na podstawie stosunku organizacyjnego może mieć zarówno charakter odpłatny, jak i nieodpłatny. Ponadto, z członkiem zarządu może zostać nawiązany dodatkowy stosunek prawny, w tym umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menadżerski. W tym ostatnim przypadku, co do zasady, to organ lub osoba powołana do zawarcia umowy z powołanym członkiem zarządu (art. 210 k.s.h.) określa warunki tej umowy, w tym wysokość wynagrodzenia. Z art. 203¹ zdanie pierwsze k.s.h. wynika natomiast uprawnienie wspólników do ustalenia w uchwale zasad wynagradzania członków zarządu, w szczególności poprzez: wskazanie maksymalnej wysokości wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych (np. różnego rodzaju premii) lub maksymalnej ich wysokości.” (zob. więcej M. Dumkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2020, art. 203(1)).


Wraz z uchwaleniem wynagrodzenia członka zarządu należy pamiętać zatem o kilku formalnościach tj,

a) Kwestionariuszu osobowym członka zarządu dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego,

b) Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały.


Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia musi spełniać:

a) wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna),

b) określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego odpowiedniemu członkowi zarządu,

c) określać datę wypłaty wynagrodzenia odpowiedniemu członkowi,

d) wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności członka zarządu obejmuje gratyfikacja wyniku prowadzonej przez niego spółki (np: za konkretny miesiąc/kwartał).

Istotnym jest, że niniejsza uchwała stanowi pewną formę gratyfikacji działalności członka zarządu, która przyczynia się do rozwoju podmiotu, trudno zatem o przyznaniu wynagrodzenia w przypadku braku posiadania stosownych środków przez podmiot - często w uzyskaniu straty z działalności spółki.


1) Czy powołanie jest “oZUSowane”? Czy powołanie podlega składkom zdrowotnym od 1 stycznia 2022r.?

a) Ubezpieczenie społeczne

Nie, pełnienie funkcji Zarządu lub Prokurenta na podstawie aktu powołania nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego. Dane stanowisko potwierdza m.in.: interpretacja ZUS o sygnaturze WPI/200000/451/65/2013.


b) Ubezpieczenie zdrowotne

Pełnienie funkcji członka zarządu od początku 1 stycznia 2022r. w związku z polskim ładem jest jednak podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym.


Zmiany polskiego ładu

Wraz z wejściem projektu "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wynagrodzenie wypłacane członkowi zarządu na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników podlega już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.


W ustawie zmieniającej wprowadzono bowiem nowelizację w postaci art. 15., który mówi, że w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.6) wprowadza się zmiany w art. 66 w ust. 1 po pkt 35 poprzez dodanie pkt 35a w brzmieniu: „35a) osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie;”.


Wynagrodzenie wypłacane zatem takiemu członkowi zarządu będzie odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się również z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego.

 

2) Opodatkowanie osób powołanych - jak to wygląda?

Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście (akt powołania członka zarządu) lub innych źródeł (np: prokura) oraz są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%).

 

W przypadku aktu powołania (np: członka zarządu), podobnie jak przy umowach o pracę, przysługuje nam odliczenie od przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie.

 

W przypadku prokurentów natomiast co do zasady nie możemy skorzystać z przywileju naliczania stałych kosztów uzyskania przychodu.

 

3) Czy tak wypłacane wynagrodzenia są kosztem spółki?

Tak, wynagrodzenia członków zarządu i prokurentów są standardowo kosztem spółki jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to np: fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).

 

Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia prokurenta jako kosztu uzyskania przychodu może wskazywać np: interpretacja indywidualna o sygnaturze 0115-KDIT3.4011.18.2018.1.JŁ


Krytrium pozwalającym na zakwalifikowanie takiego wynagrodzenia jako kosztu jest ogólna definicja kosztu, która w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.


Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".


Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


W literaturze odnajdujemy, że "Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim." więcej, Regina Żarejko w "Plan kont z obszernym komentarzem bilansowo-podatkowym" wydanie I, s. 349.


4) Na jakich formularzach PIT wykazujemy wynagrodzenia?

Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały o wynagrodzeniu, płatnik (np: spółka z o.o.) wykazuje:
a) w przypadku zarządu w - PIT-11 (płatnik pobiera zaliczkę na PIT)
b) w przypadku prokurentów w - PIT-11 w sekcji F formularza (płatnik jednak nie pobiera zaliczki na PIT - rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym, wraz z którym należy wpłacić należny podatek od wypłaconego wynagrodzenia).


W aplikacji Fakturomania takie wynagrodzenia będziemy dodawać w module kadry, więcej tutaj.